ShineYoung Logistics
烟台欣阳国际货运代理有限公司

欣阳货代系统

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货代系统使用手册

  • 系统简介
  • 欣阳货代系统SY-HD-1.0是一款专门针对中小型国际/国内货运代理企业、物流公司量身定制的综合版业务管理软件。在多元化的物流形态下,欣阳货代系统整合了海、陆、空共同的基础数据,打破了传统货代系统“海既是海、陆既是陆、空既是空”的单一的模块功能欣阳货代系统界面简洁优美,操作直观简单,是您节减人工成本、提升管理人员工作质量和工作效率、是您加强企业管理的优秀辅助系统。
  • 主要模块
  • 日常事务分为报价单维护、揽货信息登记提单制作、费用登记等四大模块。
  • 人力资源:分为员工登记、工资登记、工资查询、员工考勤四大模块。
  • 财务管理分为费用核销、未记帐查询财务登记、FIRM OFFER维护四大模块。
  • 业务统计分为票数统计、毛利统计(可按照年月、类别、客户分类)两大模块
  • 基本资料分为费用项目、产品资料往来单位、港口、船舶维护等五大模块。
  • 系统管理为基础数据、密码修改日志、用户及角色管理、软件注册等六大模块
  • 软件架构
  • 系统登陆欣阳软件更加侧重于体现各部门、各操作员工的团队协助精神,在登陆界面连接后台数据后,可以根据权限数据共享
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  • 流程介绍从日常事务来讲,揽货信息登记是以后所有模块要用到的基础数据。
  • 模块特色-日常事务
  • 报价单管理在此模块您不仅可以查询给客户的报价记录,也是您制作报价单的功能模块。报价单格式分中、英文两种形式。并且还设置是您查看报价记录的
  • 揽货信息登记:本模块录入的数据是此系统的基础数据信息,在提单、费用、销帐等业务统计、财务管理事务中都会引用,所以一定要记录详细。“打印预览”是您为客户自制的《签收单》,由系统自动生成。点击“其它要求信息”可以按照客户的要求制作《签收单》,这两种《签收单》均可单独打印出来。

  • 海运提单:可根据您的业务需要在“揽货信息”模块里直接制作,也可在主流程图中点击“海运提单”单独制作。提单作为一种法律凭证只有在审核以后才可以打印。      
  • 空运提单:可根据您的业务需要在“揽货信息”模块里直接制作,也可在主流程图中点击“空运提单”单独制作。提单作为一种法律凭证只有在审核以后才可以打印。
  • 费用录入:与提单制作一样可根据您的业务需要在“揽货信息”模块里直接制作,也可在主流程图中点击“费用录入”单独制作。另外考虑到一票货物可能会有多个单位共同来完成服务,也有可能同一票货物会有不止一家公司来结算费用,传统的货代系统在录入费用功能模块对即使是对同一往来单位的费用也是需要一条一条的录入,这样既麻烦又浪费时间,在欣阳系统里对同一往来单位的费用可以一起录入。并且可以直接生成“费用核对单”。
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  • 模块特色-人力资源
  • 员工登记:主要记录在职员工的相关信息。此模块信息不仅是工资、考勤模块被引用的数据,也是揽货信息模块中“业务员”栏引用的数据。
  • 工资登记:详细记录公司内部工资发放的相关明细,以月为单位进行录入。
  • 工资查询为了方便查询,所以此查询模块可根据多条件进行查询。
  • 员工考勤:
  • 模块特色-财务管理
  • 往来销帐:物流企业,特别是国际物流企业里,要记的费用项目是最多的。为了记帐清晰、方便查询在欣阳系统里,是一项一项地进行销帐的。这种销帐方式势必会增加工作量,为了归避因此产品的麻烦,我们又做了更加人性化的设计,也就是对同一票业务的费用可以采购“全选”的方式录入。
  • 录入核销类别、往来单位后点击保存,然后点击费用录入。费用录入结束后,点击编辑信息进行审核,这样就会锁定费用录入将不会再被编辑。        
  • 弹出项目选择模块。上半部分是显示“揽货信息”的相关信息,按照条件筛选后,下半部分会自动显示出详细的费用明细。如果是全部销帐直接点击全部选择即可,如果只是部分销帐,请选择对应项即可。
  • 财务登记:往来销帐审核后,信息会自动跳转到财务登记模块,这个模块主要是财务登记发票收到与否,结算与否。财务在此模块审核后往来销帐模块的数据会被锁定。
  • FIRM OFFER主要是国外客户开具的一种收款发票。
  • 未出帐单明细:主是统计还没有在往来销帐模块记帐的费用明细
  • 应收应付查询:主要是统计已经在销帐模块记帐的费用明细。
  • 帐号信息:指自己企业的相关信息,在往来销帐之财务登记及FIRM OFFER模块被调用。
  • 模块特色-业务统计
  • 业务统计:分为票数统计、毛利统计两大类,另外又对毛利统计增设了按照月份、年度、类别、客户等细化分类。每种模块都可以导出EXCEL表。并且对统计的数据可以做更加具体化的筛选(在此以按照类别统计毛利为例)。
  • 模块特色-基本资料
  • 费用项目此模块是费用录入模块及报价单模里被调用的基础数据,所以一定要录入详细,特别是代码部分,在费用录入及报价单模块里输入代码即可调入整行数据。
  • 产品资料:此模块主要是记载您所承运的货物的一些情况,这个数据会被往来单位之产品资料被调用。
  • 往来单位:市场上常见的客户资料模块对联系人的登记比较单一,实际业务中我们可能会对某个客户的多个联系人发生关系,为此,欣阳软件可以登记多个联系人。
  • 另外,此模块数据又是被报价单、揽货登记、提单、费用录入、FIRM OFFICE、费用核销等模块被调用的基础数据,其中的产品信息登记又是揽货登记中被自动调用的产品信息数据处理,可以说此模块起到一劳永逸的作用。
  • 船舶资料:主要是用于海运提单及空运提单维护中被调用的数据。
  • 港口资料:主要是用于海运提单及空运提单维护中被调用的数据。
  • 模块特色-系统维护
  • 常规设置:常用的是可以选择导航的风格
  • 密码修改:只限于修改自己本人的密码
  • 用户管理
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  • 角色及权限管理对不同的角色设置打开、编辑、删除、审核等的权限。
  • 软件注册注册之前只能输入不大20条记录,打开“软件注册”会自动生成注册信息,请将注册信息发送给我司,我司会把注册码提供到您。
  • 报表:包括海运提单、空运提单、费用确认单、收货确认单等。如下以“空运提单”为例进行说明如果此样式不适合贵单可与我公司联系,我们单独给你制作。打开报表后,用鼠标右键可以进行打印或者直接生成PDF文档。
  • 表头修改:依次打开D:盘”---“欣阳进销存管理软件”---“res
  • --“Report header”--Report header文件替换一下即可
  • 如有其它疑问请直接与我司工作人员联系,我们将竭诚为您解答。
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